Kurze Antwort
Prozesse mit klarer Eingabe, schreibbaren Regeln, überprüfbarem Ergebnis und umkehrbaren Fehlern eignen sich am besten für Automatisierung. Prozesse, die ständig Ausnahmen erzeugen oder keinen klaren Verantwortlichen haben, sollten vor der Automatisierung zuerst vereinfacht werden.
Stabile, beschreibbare Abläufe
Beginnen Sie mit bekannten Eingaben, verständlichen Regeln und prüfbaren Ergebnissen. Ständig wechselnde Ausnahmen können zunächst eine Vereinfachung erfordern.
Typische geeignete Kandidaten sind: ein eingehendes Formular oder eine E-Mail in die richtige Warteschlange leiten, Datensätze zwischen zwei Systemen abgleichen, regelmäßige Berichte zusammenstellen und Erinnerungen versenden. Gemeinsam ist ihnen, dass sich dieselben Schritte in derselben Reihenfolge wiederholen.
Fragen zur Eignung
Wie oft wiederholt sich die Aufgabe? Sind Daten zugänglich? Sind Fehler rückgängig zu machen? Wer ist verantwortlich? Wo wird Freigabe benötigt? Die Antworten bestimmen Entwurf und Kosten.
Nutzen Sie die Antworten als Eignungsnotiz statt als Punktesystem: Ist eine Frage unklar, kommt sie auf die Liste der vor dem Piloten zu klärenden Punkte.
Ein fokussierter Pilot
Anfragen dem CRM zuzuordnen und Aufgabenentwürfe zu erzeugen ist ein begrenzter Start. Angebotsversand oder Finanzaktionen brauchen eine eigene Risikobewertung und Abnahme.
Dieser Pilot sollte auch messbare Abnahmekriterien enthalten: Zuordnungsgenauigkeit, Zahl nicht verarbeiteter Anfragen und Anteil der Fälle mit menschlichem Eingriff sollten erfasst werden. Bleibt das Pilotvolumen klein, lernt man aus Fehlern zu geringen Kosten.
Verantwortung nach dem Start
Legen Sie fest, wer Fehler untersucht und Regeln aktualisiert. Eine Automatisierung ohne Verantwortliche kann zur unsichtbaren Betriebsbelastung werden.
Die Betriebsverantwortung sollte schriftlich festgelegt werden, bevor die Automatisierung startet: Wer wird alarmiert, wer behebt Fehler, wer passt bei geänderten Geschäftsregeln an. Zugriff auf die Protokolle des Ablaufs und die Nachverfolgbarkeit früherer Vorgänge gehören ebenfalls zum Entwurf.
Tabelle zur Eignungsbewertung
Bewerten Sie den Prozess anhand der folgenden Kriterien. Zeichen in der rechten Spalte deuten darauf hin, dass der Prozess vor der Automatisierung vereinfacht werden sollte.
Eine praktische Bewertungsaufgabe
Teilen Sie den Ablauf in Auslöser, Eingabe, Entscheidung, Aktion und Ausnahme. Beruht ein Schritt auf persönlichem Gedächtnis, klären Sie zuerst die Regel oder Freigabe. Spielen Sie fehlende Daten, doppelte Anfragen und einen Systemausfall zusätzlich zum Normalfall durch. Begrenzen Sie die Automatisierung, wenn Ausnahmen nicht zuverlässig bearbeitet werden können.
Füllen Sie die Fünf-Zeilen-Karte gemeinsam mit dem Prozessverantwortlichen aus und spielen Sie sie an einem echten Beispiel durch. Weicht der beschriebene Ablauf von dem ab, was tatsächlich getan wird, ist dieser Unterschied die erste Erkenntnis, die den Automatisierungsumfang bestimmt.
Häufige Fragen
Die Fragen, die bei der Suche nach automatisierbaren Prozessen am häufigsten gestellt werden.
Ist KI für Automatisierung notwendig?
Nein. Bei den meisten Aufgaben mit klaren Regeln ist regelbasierte Automatisierung günstiger und besser vorhersehbar. KI lohnt sich bei unsicheren Eingaben wie Freitext oder wechselnden Dokumenten. Einzelheiten stehen in KI oder regelbasierte Automatisierung?.
Lohnt sich Automatisierung auch für kleine Unternehmen?
Ja. Auch bei geringem Volumen können wiederkehrende und fehleranfällige Aufgaben Nutzen bringen. Man kann mit fertigen Workflow-Werkzeugen beginnen und bei wachsendem Bedarf zu einer individuellen Lösung wechseln.
Was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt?
Der Entwurf sollte Protokollierung fehlgeschlagener Schritte, Alarme und einen Wiederholungsweg enthalten; ohne sie kann eine Automatisierung unbemerkt Fehler anhäufen. In unserer Leistung KI- und Workflow-Automatisierung sind diese Punkte Teil des Entwurfs.
Mit welchem Prozess sollte ich beginnen?
Mit einem Prozess mit regelmäßigem Volumen, klaren Regeln und umkehrbaren Fehlern, zum Beispiel eine eingehende Anfrage in die richtige Warteschlange leiten oder einen Datensatz zwischen zwei Systemen abgleichen.
