Kurze Antwort
Die Kosten individueller Software werden von Geschäftsregeln, Integrationen, Datenmigration, Tests und Betrieb bestimmt, nicht von der Zahl der Bildschirme. Ohne geklärten Umfang lässt sich keine verlässliche Zahl nennen, doch wer die Kostenposten trennt und Angebote auf demselben Umfang vergleicht, verringert die Unsicherheit deutlich.
Bildschirmanzahl reicht nicht
Die gleiche Oberfläche kann je nach Rechten, Preisregeln und externen Diensten unterschiedlichen Aufwand bedeuten. Geschäftslogik und Datenbewegung gehören ins Zentrum der Schätzung.
Eine Bestellliste ist zum Beispiel ein kleiner Auftrag, wenn sie nur eine einfache Tabelle mit Filtern und Export ist. Zeigt dieselbe Liste je nach Rolle andere Felder, gleicht sie sich mit einem Lagersystem ab und schreibt jede Änderung in ein Prüfprotokoll, ist es ein deutlich größerer Auftrag. Beschreiben Sie deshalb bei der Angebotsanfrage Abläufe, Rollen und Integrationen statt einer Bildschirmliste.
Drei Kostenbereiche trennen
Betrachten Sie Entwicklung, Migration und Integration sowie laufenden Betrieb getrennt. Lizenzen, externe Nutzung, Datenbereinigung und Schulung können zusätzlichen Aufwand erzeugen.
Die Produktentwicklung ist meist der sichtbarste Posten. Migration und Integration umfassen die Bereinigung vorhandener Daten, den Parallelbetrieb mit dem Altsystem und den Umgang mit den Grenzen externer Dienste. Betrieb und Wartung umfassen nach dem Start Fehlerüberwachung, Sicherheitsupdates, Backups und kleine Änderungen; dieser Posten endet nicht mit dem Livegang.
Unsicherheit an einem Beispiel reduzieren
Bei einem Kundenportal klären Sie Rollen, Dateitypen, Freigaben und CRM-Anbindung. Trennen Sie erste Version und spätere Stufen. Offene Integrationsfragen werden gesondert ausgewiesen.
Eine unbekannte Position zu kennzeichnen, statt sie zu verbergen, erleichtert den Angebotsvergleich: Ein Vermerk wie „wird bepreist, sobald die CRM-Schnittstelle bestätigt ist“ ist besser als ein späterer Überraschungsposten.
Vergleichbare Angebote
Nutzen Sie dieselben Kriterien und Wartungszeiträume. Ein niedriger Einstiegspreis kann mit fehlenden Ergebnissen oder höheren Betriebskosten verbunden sein. Kostentreiber sind nützlicher als unbegründete Pauschalpreise.
Nehmen Sie diese Zeilen in Ihre Vergleichstabelle auf: enthaltene Testarten, Abnahmekriterien, Übergabedokumente, Zeitraum für Fehlerbehebung, Unterstützung beim Livegang und Wartungsbedingungen. Eine leere Zeile kann bedeuten, dass das Angebot diese Leistung nicht enthält.
Umfangsstufen: eine Beispielklassifizierung
Die folgende Klassifizierung ist keine Preis- oder Zeitschätzung, sondern eine Beispieleinteilung, die zeigt, wie sich der Umfang unterscheidet und welche Faktoren Zeit und Kosten bestimmen.
Eine praktische Bewertungsaufgabe
Nehmen Sie ein Angebotsformular als Übung. Felder zu erfassen, rollenabhängige Preise zu berechnen und einen CRM-Eintrag anzulegen sind verschiedene Umfänge. Beschreiben Sie Daten, Regeln, Schnittstellen und Abnahmetests für jede Variante. Lassen Sie zunächst den unverzichtbaren Ablauf schätzen und halten Sie spätere Ideen getrennt vom verbindlichen Umfang der ersten Version.
Am Ende sollten Sie eine dreiteilige Liste haben: den notwendigen Ablauf, eine zweite Phase und die noch unbekannten Punkte. Das Preisgespräch sollte nur mit der ersten Liste beginnen.
Häufige Fragen
Die Fragen, die uns bei der Budgetplanung für individuelle Software am häufigsten gestellt werden.
Warum nennt jede Firma einen anderen Preis?
Ist der Umfang nicht schriftlich festgehalten, trifft jedes Team andere Annahmen. Das eine schließt Tests und Übergabe ein, das andere nicht; das eine bepreist Bildschirme, das andere Geschäftsregeln und Integrationen. Wer Angebote auf Basis desselben schriftlichen Umfangs anfordert, macht den Grund der Abweichung sichtbar.
Ist ein Festpreis oder eine Abrechnung nach Aufwand sicherer?
Ist der Umfang klar und sind keine Änderungen zu erwarten, bietet ein Festpreis Planbarkeit. Wird der Umfang erst im Verlauf erarbeitet, kann ein aufwandsbezogenes oder gestaffeltes Modell ehrlicher sein. In jedem Fall sollte schriftlich festgelegt sein, wie Änderungswünsche bepreist werden.
Welche Kosten entstehen nach dem Livegang?
Hosting und Lizenzen, Fehlerüberwachung, Sicherheits- und Abhängigkeitsupdates, Backup-Prüfungen und kleine Verbesserungen verursachen laufende Kosten. Fragen Sie danach als gesonderten Posten neben dem Entwicklungsangebot.
Ist Standardsoftware immer günstiger?
Am Anfang oft ja, doch Anpassung, Lizenzen, Integration und Ausstiegskosten gehören dazu. Einen Vergleich bietet unser Ratgeber Standardsoftware oder individuelle Entwicklung?.
