Kurze Antwort
Die tatsächlichen Kosten von SaaS liegen über der Abogebühr: Einrichtung, Datenmigration, Integration, Schulung, variable Nutzung und Ausstiegskosten gehören in die Summe. Vergleichen Sie Produkte, indem Sie sie mit denselben Annahmen zu Nutzern und Volumen, im selben Zeitraum und anhand derselben Anforderungen berechnen.
Über das Abonnement hinaus
Migration, Integration, Schulung, Verwaltung und Ausstieg ergänzen die Lizenzkosten. Funktionen in höheren Paketen verändern die Rechnung.
Ein häufig übersehener Posten ist der erzwungene Wechsel in einen höheren Tarif: Die benötigte Funktion oder Integration kann in einer höheren Stufe liegen. Schauen Sie nicht auf den günstigsten Tarif, sondern darauf, welchen Tarif Ihre erforderliche Funktionsliste tatsächlich verlangt.
Nutzungsszenarien
Berechnen Sie heutige und erwartete Teamnutzung getrennt. Speicher, API, Automatisierungsdurchläufe und KI-Kosten werden anhand der Anbieterbedingungen geprüft.
Berechnen Sie für die Teamgröße zwei Szenarien: die heutige Nutzerzahl und die in einem Jahr erwartete Zahl. Bei Preisen pro Platz wachsen die Kosten linear mit den Nutzern; bei nutzungsbasierten Preisen bestimmt Ihre Volumenannahme das Budget.
Tabellenstruktur
Trennen Sie einmalige, monatliche und jährliche Kosten. Nennen Sie Annahmen zu Steuern, Währung und Wechselkurs. Vergleichen Sie denselben Zeitraum und Bedarf.
Notieren Sie in der Tabelle neben jedem Posten die Quelle: Preisseite, Angebot oder interne Schätzung. Eine Zahl mit unklarer Quelle macht die Tabelle später unhaltbar.
Wechselkosten
Export, Beziehungen, Umzug und Schulung benötigen Aufwand. Niedriger Einstieg bedeutet keinen einfachen Ausstieg. Aktualisieren Sie Annahmen mit echten Angeboten und Nutzungsdaten.
Testen Sie die Ausstiegskosten vor Vertragsschluss: Exportieren Sie einen kleinen Datensatz und versuchen Sie, ihn in ein anderes Werkzeug zu importieren. Formate, Beziehungen und fehlende Felder zeigen sich bei diesem Versuch.
Arbeitstabelle für Kostenposten
Füllen Sie die folgende Tabelle für jedes Produkt aus. Die letzte Spalte zeigt, wo sich eine Zahl überprüfen lässt.
Eine praktische Bewertungsaufgabe
Berechnen Sie das laufende Jahr und ein Wachstumsszenario mit denselben Annahmen zu Nutzern und Vorgängen. Berücksichtigen Sie Plätze, Speicher, API-Nutzung, Zusatzmodule und Support. Datenbereinigung, Schulung, Integrationswartung und Ausstieg können außerhalb des Abonnements liegen. Dokumentieren Sie Währung und Steuerannahmen und gleichen Sie die Rechnung mit einem datierten aktuellen Angebot ab.
Stellen Sie das Ergebnis als Spanne und nicht als einzelne Zahl dar und notieren Sie neben unsicheren Posten, welche Information wann geklärt wird.
Häufige Fragen
Die Fragen, die bei der SaaS-Kostenberechnung am häufigsten gestellt werden.
Reichen kostenlose oder günstige Tarife aus?
Zu Beginn mag das sein, doch vergleichen Sie die Grenzen für Nutzer, Speicher und Integrationen mit Ihrer tatsächlichen Nutzung. Berechnen Sie die Kosten für den Wechsel in einen höheren Tarif bei Wachstum im Voraus.
Preise ändern sich oft, ist die Berechnung dann verlässlich?
Bewahren Sie die Tabelle mit dem Angebotsdatum auf und prüfen Sie vor der Entscheidung den aktuellen Preis beim Anbieter. Für aktuelle Preise und Tarifgrenzen sollten die offiziellen Anbieterunterlagen maßgeblich sein.
Ist es günstiger, SaaS zu kaufen oder eigene Software zu entwickeln?
Das hängt von der Nutzungsdauer, der Besonderheit des Bedarfs und der Betriebsverantwortung ab. Für einen Vergleich lesen Sie SaaS kaufen oder Software entwickeln?.
Wie schätze ich die Integrationskosten?
Notieren Sie für jedes Datenfeld die führende Quelle und die Synchronisationsrichtung und zählen Sie die Fehlerfälle. Anzahl und Reife der Integrationen sind der größte Treiber dieses Postens. Unsere Leistung SaaS-Auswahl und -Integration umfasst diese Bewertung.
