Kurze Antwort
Wählen Sie ein Projekt- und Ressourcenmanagement-Werkzeug für eine Agentur nicht anhand einer Funktionsliste, sondern anhand des realen Ablaufs, in dem eine Kundenanfrage vom Angebot bis zu Lieferung und Rechnung läuft. Probieren Sie denselben Ablauf in den Kandidaten aus und testen Sie auch Integration und Ausstiegsbedingungen.
Anforderungsmatrix
Trennen Sie Projekttypen, Besetzung, Freigaben, Zeiterfassung und Budget. Jede Funktion soll einer Geschäftsentscheidung dienen. Ungenutzte Möglichkeiten sollten den Vergleich nicht aufblähen.
Ein Testablauf
Führen Sie eine Kundenanfrage durch Angebot, Projekt, Ressourcenplan und Lieferung. Ergänzen Sie Umfangsänderung und Feedback. Notieren Sie weiterhin notwendige Tabellen.
Integration und Ausstieg
Prüfen Sie CRM, Buchhaltung und Dateiverbindungen. Testen Sie Beziehungen, Anhänge und Zeitdaten im Export. API-Paketgrenzen werden offiziell verifiziert.
Entscheidungstabelle
Gewichten Sie Prozesspassung, Akzeptanz, Integration und Gesamtkosten. Erstellen Sie mit aktuellen Produktinformationen eine Auswahlliste und testen Sie denselben Ablauf bei jedem Kandidaten.
Besonderheiten bei Agenturen
Im Agenturbetrieb arbeitet dieselbe Person an mehreren Kundenprojekten; daher sollten Kapazitätsübersicht, Kundenfreigabe und die Frage, welche Informationen ein externer Nutzer sieht, besonders getestet werden. Speisen Zeiterfassung und Budgetverfolgung die Rechnungsvorbereitung, sollten Export dieser Daten und Anbindung an das Buchhaltungswerkzeug ebenfalls bewertet werden.
Eine praktische Bewertungsaufgabe
Führen Sie ein Kundenprojekt von Briefing und Schätzung über Zuweisung und Korrektur bis zu Freigabe und Rechnungsvorbereitung durch. Notieren Sie jede zusätzlich benötigte Tabelle oder Nachricht. Prüfen Sie Kapazitäten über mehrere Projekte sowie die Sicht externer Gäste. Bewerten Sie anschließend, welche verstreuten Aufgaben entfallen, statt lediglich vorhandene Ansichten zu zählen.
Häufige Fragen
Zwei Fragen, die uns zu diesem Thema oft gestellt werden.
Ein Werkzeug oder verbundene Werkzeuge?
Das hängt von der Tiefe ab, die Ihr Team braucht, und von der Kapazität, Integrationen zu pflegen. Für einen Vergleich lesen Sie Eine Plattform oder integrierte Werkzeuge?.
Wie erreiche ich, dass das Team das Werkzeug annimmt?
Führen Sie im Piloten ein echtes Kundenprojekt durch und notieren Sie die Tabellen und Nachrichten, die das Team außerhalb des Werkzeugs führt. Die Akzeptanz misst man nicht an der Zahl der Funktionen, sondern daran, ob die tägliche Arbeit im Werkzeug zu Ende geführt wird.
